Как правильно согласовывать сметные корректировки между сторонами

Согласование сметных корректировок — важный этап взаимодействия заказчика и подрядчика, который помогает избежать конфликтов и задержек в реализации проекта. Грамотная организация этого процесса обеспечивает прозрачность расчётов и юридическую защиту интересов обеих сторон.

Формализация процесса согласования

Каждое изменение сметной документации должно оформляться в установленном порядке и фиксироваться в официальных документах.

• подготовка письменного запроса или уведомления об изменении;
• приложение обоснований и расчётных материалов;
• согласование корректировок с проектировщиком;
• внесение правок в соответствующие разделы сметы;
• утверждение новой редакции обеими сторонами.

Пошаговое согласование изменений

Разделение процесса на этапы помогает избежать ошибок и обеспечивает контроль качества внесённых корректировок.

• предварительное обсуждение объёма изменений;
• подготовка проекта обновлённой сметы;
• проверка соответствия нормативной базе;
• оценка влияния корректировок на общий бюджет проекта;
• подписание обновлённых документов уполномоченными лицами.

Использование электронных инструментов

Применение специализированных программ и систем электронного документооборота ускоряет согласование и снижает риск ошибок.

• ведение согласования в онлайн-системах с историей изменений;
• применение цифровой подписи для юридической значимости документов;
• автоматическое оповещение участников о новых корректировках;
• контроль версий сметных файлов;
• резервное копирование документов.

Пример из практики

В ходе строительства гостиничного комплекса в Приморском крае возникла необходимость корректировки сметы из-за изменения фасадных материалов. Стороны согласовали изменения через электронную систему документооборота с использованием цифровой подписи. Весь процесс занял три дня, а корректировки были официально утверждены без дополнительных встреч и задержек в графике работ.