Советы по работе с электронными сметами и цифровыми подписями

Переход на электронный документооборот в строительной отрасли позволяет ускорить процесс согласования сметной документации, упростить хранение данных и повысить их защищённость. Однако для эффективной работы с электронными сметами и цифровыми подписями необходимо учитывать ряд технических и организационных нюансов.

Выбор программного обеспечения

Качество работы с электронными сметами во многом зависит от используемого программного обеспечения. Оно должно быть совместимо с нормативной базой и поддерживать форматы, принятые в отрасли.

• поддержка актуальных ФЕР, ТЕР и ГЭСН;
• возможность экспорта и импорта данных в разных форматах;
• интеграция с системами электронного документооборота;
• наличие инструментов для автоматической проверки смет;
• поддержка работы с цифровыми подписями.

Организация процесса подписания

Цифровая подпись обеспечивает юридическую значимость электронных документов, однако её использование требует соблюдения определённых правил.

• наличие у всех участников действующих квалифицированных электронных подписей;
• проверка корректности сертификатов перед подписанием;
• ведение журнала подписанных документов;
• использование защищённых каналов передачи файлов;
• хранение копий подписанных документов в архиве.

Контроль целостности и подлинности данных

При работе с электронными сметами важно обеспечить их защиту от несанкционированных изменений и подделки.

• применение шифрования при передаче файлов;
• регулярное резервное копирование базы данных;
• ограничение доступа к документам по ролям;
• использование средств контроля версий;
• проверка электронных подписей при каждом открытии документа.

Пример из практики

В проекте строительства жилого комплекса во Владивостоке переход на электронные сметы с применением цифровых подписей позволил сократить время согласования документации с трёх недель до пяти дней. Кроме того, система электронного документооборота автоматически фиксировала все изменения и обеспечивала защиту данных от несанкционированного доступа.